Vous souhaitez accéder à vos documents RH ou comprendre le fonctionnement de MyPeopleDoc ? La plateforme de dématérialisation MyPeopleDoc permet de conserver vos documents professionnels jusqu’à 50 ans et met à disposition 10 Go de stockage par salarié. Dans cet article, nous vous expliquons son fonctionnement, ses avantages pour les collaborateurs ainsi que les garanties de sécurité qu’elle offre.
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
MyPeopleDoc est une plateforme française qui transforme la gestion de vos documents RH. Concrètement, elle remplace les classeurs physiques et les emails par un coffre-fort numérique sécurisé.
Cette solution centralise tous vos documents professionnels au même endroit : bulletins de paie, contrats de travail, attestations, certificats, avis d’absence… Tout y est stocké de manière organisée et accessible en quelques clics.
Le principe est simple. Votre employeur y dépose vos documents. Vous recevez une notification et pouvez les consulter depuis n’importe quel appareil : ordinateur, smartphone ou tablette. L’accès se fait 24h/24, même le week-end.
Ce qui rend MyPeopleDoc particulièrement pratique, c’est que vos documents restent accessibles même après avoir quitté votre entreprise. Plus besoin de courir après votre ancien employeur pour récupérer une attestation ou une fiche de salaire d’il y a trois ans.
Ce service respecte toutes les obligations légales. Les documents gardent leur valeur juridique grâce aux certifications de la plateforme.
Pour vous, c’est entièrement gratuit. Votre employeur prend en charge les coûts. Vous bénéficiez simplement d’un espace personnel sécurisé où retrouver facilement tous vos papiers administratifs importants.
Mais concrètement, comment cette gestion documentaire s’organise-t-elle au quotidien avec MyPeopleDoc ? Découvrons ensemble les étapes et les fonctionnalités qui facilitent la vie des services RH et des salariés.
Comment fonctionne la gestion documentaire avec Mypeopledoc ?
MyPeopleDoc transforme la paperasse administrative en processus fluide et automatisé. Cet espace centralise tous les documents dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible 24h/24 aux salariés comme aux équipes RH. Fini les allers-retours par mail ou les recherches dans des classeurs : chaque document trouve sa place et reste facilement retrouvable grâce à un système d’organisation intelligent.
Organisation et centralisation des documents RH
MyPeopleDoc révolutionne l’organisation des documents RH en créant un système de classement intelligent et automatisé.
La plateforme structure automatiquement vos documents selon plusieurs critères : type de document (contrats, bulletins de paie, formations), département, date de création ou encore statut du collaborateur. Cette organisation se fait sans intervention manuelle de votre part.
Chaque salarié dispose de son propre espace personnel où il retrouve tous ses documents classés par catégories. Les équipes RH, elles, accèdent à une vue d’ensemble avec des filtres avancés pour localiser rapidement n’importe quel fichier.
Le système de recherche fonctionne comme un moteur de recherche classique. Vous tapez le nom d’un collaborateur, une date ou un type de document, et MyPeopleDoc affiche instantanément les résultats pertinents. Plus besoin de fouiller dans des dossiers physiques ou des arborescences complexes.
La centralisation va plus loin que le simple stockage. MyPeopleDoc regroupe tous les documents RH de l’entreprise, qu’ils proviennent de différents services, sites ou même pays. Cette approche unifie la gestion documentaire et évite la dispersion des informations dans plusieurs systèmes.
Les droits d’accès se configurent finement selon les besoins de chaque utilisateur. Un manager peut consulter les documents de son équipe, tandis qu’un salarié n’accède qu’à ses propres fichiers. Cette granularité garantit la confidentialité tout en facilitant le travail collaboratif.
Dématérialisation des documents RH : avantages et fonctionnement
La dématérialisation transforme radicalement la gestion des documents RH. Avec MyPeopleDoc, chaque document papier devient un fichier numérique sécurisé qui garde la même valeur légale que l’original.
Le processus est simple : vos bulletins de paie, contrats et attestations sont automatiquement convertis et stockés dans votre espace personnel. Plus besoin de scanner ou de photographier vos documents. Tout se fait en arrière-plan.
Les avantages concrets pour vous :
- Accès permanent : vos documents sont disponibles 24h/24, depuis n’importe quel appareil
- Conservation garantie : stockage sécurisé pendant 50 ans, même après votre départ de l’entreprise
- Recherche facilitée : retrouvez n’importe quel document en quelques clics grâce au système de classification automatique
- Démarches simplifiées : plus besoin de demander des duplicatas ou de fouiller dans vos archives personnelles
La sécurité reste au cœur du système. Chaque document est chiffré et horodaté. L’authentification à deux facteurs protège votre accès. Les serveurs sont hébergés en France et respectent les normes les plus strictes.
Pour les entreprises, les bénéfices sont tout aussi tangibles. Le temps de gestion administrative diminue de 30% en moyenne. Les coûts d’impression et de stockage physique disparaissent. Les équipes RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La plateforme s’intègre naturellement avec vos outils existants. Votre logiciel de paie alimente directement MyPeopleDoc. Aucune manipulation manuelle n’est nécessaire. Les workflows se déclenchent automatiquement selon vos paramètres.
Quels bénéfices pour les collaborateurs ?
MyPeopleDoc transforme vraiment le quotidien des salariés. Fini les allers-retours au service RH pour récupérer votre bulletin de salaire ou une attestation.
Un accès permanent à vos documents
Vos collaborateurs peuvent consulter leurs documents RH à tout moment. Depuis leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette. Même après leur départ de l’entreprise, ils gardent l’accès selon votre politique interne. C’est particulièrement pratique pour les anciens salariés qui ont besoin de justificatifs pour un crédit ou une démarche administrative.
Une autonomie qui change tout
Plus besoin d’attendre l’ouverture du service RH. Les salariés gèrent leurs demandes de congés directement en ligne. Ils peuvent aussi faire leurs demandes de formation ou signaler un changement d’adresse. Le système de notifications les prévient dès qu’un nouveau document arrive dans leur espace.
Un coffre-fort numérique ultra-sécurisé
Tous les documents sont stockés de façon sécurisée pendant des décennies. Vos collaborateurs n’ont plus à craindre de perdre leurs bulletins de paie ou leurs contrats. L’authentification à double facteur protège l’accès. Et la traçabilité garantit la valeur juridique des documents.
Plus de simplicité au quotidien
L’interface est pensée pour tous les profils, même ceux qui ne sont pas à l’aise avec le numérique. Les salariés peuvent exercer facilement leurs droits RGPD depuis leur espace personnel. Ils communiquent directement avec les RH via la plateforme.
Cette autonomie améliore leur satisfaction et réduit considérablement les interruptions du service RH.
Mais offrir autant de liberté et de simplicité ne doit jamais se faire au détriment de la sécurité. Dès lors, comment MyPeopleDoc garantit-il la confidentialité des données et le respect des obligations légales liées aux documents RH ?
Sécurité et conformité réglementaire des documents RH
MyPeopleDoc prend la sécurité au sérieux. C’est même l’un de ses points forts.
Elle s’appuie sur plusieurs certifications reconnues. ISO 27001 pour la sécurité de l’information, NF Z42-020 pour l’archivage électronique, conformité RGPD pour la protection des données personnelles. Sans oublier eIDAS pour la signature électronique et les standards SIAF pour l’archivage public.
Concrètement, qu’est-ce que ça change pour vous ? Vos documents sont chiffrés de bout en bout. Personne ne peut les intercepter pendant leur transmission ou leur stockage. L’authentification forte protège l’accès à votre espace. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les fichiers.
La conformité réglementaire, c’est un autre défi. Les documents RH sont soumis à des obligations légales strictes. Durées de conservation, droits d’accès, traçabilité des modifications… MyPeopleDoc gère ces contraintes automatiquement.
La plateforme conserve un historique complet de chaque action. Qui a consulté quoi, quand, et pourquoi. Cette traçabilité vous protège en cas de contrôle. Elle facilite aussi la gestion des demandes d’accès aux données personnelles.
Les sauvegardes sont redondantes et sécurisées. Vos documents ne risquent pas de disparaître. Même en cas de panne technique majeure, tout reste accessible.
Cette approche sécurisée rassure les collaborateurs. Ils savent que leurs informations personnelles sont protégées. Pour les RH, c’est la garantie de respecter leurs obligations légales sans effort supplémentaire.
Mais au-delà de la sécurité et de la conformité, une question essentielle demeure : comment garantir que ces documents restent accessibles et intègres sur le long terme, malgré l’évolution des technologies et des exigences légales ?
Archivage et conservation longue durée des documents RH
L’archivage des documents RH ne se limite pas au simple stockage. Il s’agit d’une véritable stratégie de préservation qui doit garantir l’accès et l’intégrité des données sur plusieurs décennies.
Mypeopledoc répond à ce défi avec une approche technique solide. La plateforme propose 10 Go de stockage par salarié et assure la conservation des documents jusqu’à 50 ans. Cette durée dépasse largement les obligations légales habituelles et couvre l’ensemble de la carrière professionnelle.
L’archivage repose sur des normes reconnues. Le système respecte les certifications NF Z42-020 et NF Z42-025, ainsi que le règlement eIDAS. Ces standards garantissent que vos documents conservent leur valeur juridique dans le temps. Un bulletin de paie archivé aujourd’hui aura la même force légale dans 20 ans.
La technologie utilisée va au-delà du simple stockage numérique. L’hébergement s’effectue en France via la Caisse des Dépôts et son service Arkhinéo. Cette infrastructure publique offre des garanties de pérennité particulièrement importantes pour l’archivage longue durée.
Côté technique, plusieurs mécanismes protègent vos archives :
- L’horodatage certifie la date de création et de modification de chaque document
- La traçabilité complète enregistre tous les accès et manipulations
- L’intégrité des fichiers est vérifiée régulièrement pour détecter toute altération
Cette approche résout un problème concret : que se passe-t-il si un salarié a besoin de ses bulletins de paie 15 ans après avoir quitté l’entreprise ? Avec Mypeopledoc, l’accès reste possible même après le départ. L’employé conserve son espace personnel et peut récupérer ses documents à tout moment.
L’évolution technologique est également prise en compte. Les formats de fichiers peuvent devenir obsolètes, les logiciels changer. Le système d’archivage intègre des mécanismes de migration qui préservent la lisibilité des documents malgré ces évolutions techniques.
